Toàn quốc Một số địa điểm lưu ý khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Goldideas Media - Để lựa chọn được một địa điểm "đắc địa" nhất cho Event của mình, có nhiều yếu tố mà dân Event phải cân nhắc.
Tính phù hợp của địa điểm
Một trong những tiêu chí đầu tiên trong tổ chức sự kiện là chọn lựa địa điểm tổ chức phù hợp, Event có bao nhiêu thể loại thì cũng có bấy nhiêu tùy chọn về địa điểm tổ chức.
Số lượng khách tham dựMột địa điểm tốt không nên quá rộng hoặc quá nhỏ mà phải phù hợp với số lượng khách tham dự. Nếu địa điểm quá nhỏ sẽ làm khách mời cảm thấy không thoải mái, chất lượng chương trình giảm, tuy nhiên nếu địa điểm quá rộng sẽ làm loãng không khí của Event mà lại tăng chi phí thuê không cần thiết.
Tuy nhiên, đôi khi chủ địa điểm sẽ không chấp nhận giảm giá cho các yêu cầu cắt giảm địa điểm, vì với phần nhỏ còn lại của địa điểm họ sẽ không thể cho ai thuê mướn được nữa. Trong trường hợp như vậy bạn cũng nên chấp nhận trả đủ chi phí nhưng vẫn yêu cầu ngăn nhỏ địa điểm lại để có đủ không gian cần thiết cho sự kiện, không để không gian quá lớn làm các vị khách của chúng ta cảm thấy lạc lõng.
Bạn cũng nên cân nhắc cách set up của sự kiện để định ra không gian phù hợp, ví dụ không gian tiệc ngồi thì diện tích trung bình tối thiểu phải là 1m2/người, tiệc buffet thì diện tích trung bình là 1.5m2 - 2m2/người, tiệc có kèm khiêu vũ thì không gian bình quân là 2.5m2 - 3m2/người.
Khách tham dự là ai?Ví dụ nếu khách mời của bạn là những người sang trọng và giàu có thì nơi tổ chức event bắt buộc phải là khách sạn hoặc các khu resort cao cấp với các dịch vụ kèm theo đạt chất lượng cao. Hay nếu khách hàng là trẻ em thì tổ chức ở công viên hay thảo cầm viên là phù hợp nhất.Khách sạn 5 sao dành cho những sự kiện mà người tổ chức muốn gia tăng vị thế của thương hiệu, công tyTính tiện lợi về mặt địa lýChọn lựa và cung cấp địa điểm tổ chức sự kiện không nên quá xa khu vực những người tham dự sinh sống. Ví dụ nếu bạn tổ chức hội nghị khách hàng ở khu vực Đông Bắc thành phố HCM thì nên lựa chọn một khách sạn, nhà hàng nào đó ở quanh khu vực Gò Vấp, Bình Thạnh hay Phú Nhuận là lý tưởng nhất, nếu bạn tổ chức ở một khách sạn tại Quận 5 thì lại không phù hợp cho việc di chuyển của họ.
Điều kiện thời tiếtLuôn cân nhắc đến yếu tố thời tiết trước mỗi chương trình. Nếu bạn dự định tổ chức event trong mùa mưa hoặc những ngày lạnh thì event ngoài trời không phải là một ý tưởng hay, hãy cố gắng tìm kiếm địa điểm trong nhà nếu có thể nếu điều kiện tổ chức và chi phí cho phép.Thông tin về địa điểmTrước khi quyết định chọn một địa điểm nào, bạn nên nghiên cứu tất cả thông tin liên quan như các event nào đã được tổ chức tại đây, địa điểm đó tính giá như thế nào, giá ăn uống và tổ chức đã bao gồm chi phí thuê địa điểm hay chưa
Tiện ích và dịch vụ đi kèmMột event thành công phải đáp ứng được mọi mong muốn của người tham dự, khiến cho họ hài lòng ở mức cao nhất, do đó, không thể xem nhẹ các yếu tố hỗ trợ trong một event.
Dịch vụ cộng thêmThông thường các địa điểm đều có cung cấp những dịch vụ cộng thêm như: dịch vụ ăn uống trong event, hoa trang trí, pháo hoa, thiết bị nghe nhìn, trình chiếu, máy bắn kim tuyến, phương tiện di chuyển, ban nhạc, Internet, máy phát điện… Hãy hỏi xem họ có thể hỗ trợ miễn phí cho bạn không, hoặc nếu tính phí thì tính như thế nào
Nhân viên phục vụTùy theo lượng khách mời mà bố trí số lượng nhân viên phục vụ theo tỉ lệ phù hợp. Thái độ nhân viên cần phải thân thiện, nhiệt tình và sẵn sàng giúp đỡ. Cần phải có đồng phục chung cho nhân viên, quan tâm đặc biệt đến tính sạch sẽ của đội ngũ này, không khách mời nào thích nhìn thấy người phục vụ mình lem luốc và bốc mùi. Hỏi người quản lý rằng nhân viên của họ có sẵn sàng làm ngoài giờ hay không phòng khi họ sẽ cau có không chịu phục vụ nếu event vượt quá thời gian họ được nghỉ ngơi.
Những qui địnhMỗi địa điểm đều có những qui định riêng như: qui định về giấy phép tổ chức, về việc chụp hình, quay phim, việc mang thiết bị nghe nhìn hay đồ ăn thức uống từ bên ngoài vào (thay vì sử dụng của địa điểm), giới hạn về lượng cồn, qui định về tiếng ồn, về trang phục và trang trí cho chương trình (bạn không thể thay đổi cách bài trí hay đèn của địa điểm bằng đèn của chương trình hay không thể dán hoặc sơn bất kì gì lên tường), qui định về quảng cáo (không được đặt banner tại cổng ra vào chính của khách sạn) v.v…Cần tìm hiểu kĩ tất cả những qui định này trước khi quyết định thuê địa điểm
Thời gian cho phép set upHiếm khi nào chúng ta không cần đến thời gian set up để dựng phông sân khấu, treo bandrol, trang trí... Thông thường một địa điểm sẽ dành cho chúng ta nửa ngày hay một ngày miễn phí để set up, nhưng đôi khi do kẹt một event tổ chức ngay trước đó, thời gian set up của bạn sẽ cực kỳ eo hẹp. Hãy hỏi kỹ chủ địa điểm về thời gian cho phép set up, có được miễn phí hay tính phí..
CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU & TRUYỀN THÔNG Ý VÀNG

- KXS : Đ.Tân Chánh Hiệp 10, P.TCH, Q.12, TP.HCM
-Văn phòng chính: 31/15 Phạm Phú Thứ, P.11, Q.Tân Bình, TP.HCM
- Hotline: 0908.75.77.76 - 01693927877
- Website : www.goldideas.com.vn
- Email : hotanthanh@goldideas.com.vn