Quy trình thuê văn phòng hiệu quả Khi bạn được giao nhiệm vụ tìm kiếm văn phòng cho thuê, chắc hẳn bạn cũng sẽ cực kỳ bồn chồn chưa biết phải mở đầu như thế nào, qua những bước nào … Trong bài viết này sẽ giới thiệu đến bạn “Quy trình thuê văn phòng” chuyên nghiệp và hiệu quả nhất được tổng kết từ nhiều năm kinh nghiệm tư vấn thuê văn phòng. GIAI ĐOẠN chuẩn bị Bước 1 – Xác lập đòi hỏi thuê (các tiêu chí thuê văn phòng) Qua thực tiễn phục vụ khách hàng, chúng tôi nhận thấy là khá nhiều doanh nghiệp không có được đòi hỏi thuê chi tiết và đầy đủ được lập dựa trên kế hoạch kinh doanh 1 – 3 năm của doanh nghiệp. Dẫn đến quá trình kiếm bị kéo dài, việc lựa chọn cơ bản dựa trên nhân tố giá mà chưa chú ý toàn vẹn các nhu cầu khác của doanh nghiệp, quá trình áp dụng sau này phát sinh nhiều vấn đề ngoài hoạch định. Một yêu cầu thuê thông thường bao gồm các tiêu chí sau: + Cơ bản: địa điểm, diện tích, ngân sách tiền thuê, giá thuê, thời gian thuê; + Đặc điểm văn phòng: Kết nối giao thông, chỗ đỗ xe, mức độ hoàn thiện, hệ thống điều hòa thông gió, thông tin liên lạc, thang máy, phòng cháy chữa cháy; + Các mốc thời gian: Muộn nhất phải dời địa điểm hiện tại, khởi công làm nội thất, nhập trạch, mở đầu hoạt động ở vị trí mới; + Các yêu cầu khác: Tiện ích bao quanh, thương hiệu tòa nhà, tăng giảm nhân sự trong tương lai, bổ sung, hoặc thay đổi ngành nghề bán buôn v.v. Bước 2 – Lựa chọn một công ty dịch vụ tin tưởng Khi đi thuê văn phòng bạn có 3 phương thức để thực hiện: Tự làm – sử dụng một công ty dịch vụ chuyên nghiệp – Hoặc liên kết cả hai. Tập quán thị trường dịch vụ thuê văn phòng hiện tại chỉ thu phí của chủ nhà, không thu phí của khách thuê. Nên có lẽ điều đầu tiên bạn nên làm là tìm được một đối tác cung ứng dịch vụ thuê văn phòng tin cậy . Bước 1: trợ giúp khách hàng xác lập yêu cầu thuê Với sự giúp đỡ ban đầu của Maison Real về thông tin giá cả, nguồn cung văn phòng trống, đặc điểm khu vực nhắm tới, khách hàng sẽ xác lập được một yêu cầu thuê khả thi về mặt thị trường. Một yêu cầu thuê được xác lập đúng, vừa đủ là tiền đề để khách hàng nhanh chóng thuê được văn phòng phù hợp nhu cầu áp dụng trước mắt và lâu dài . Bước 2: Tìm kiếm và đề xuất văn phòng thích hợp Với nhiều phần khách hàng tìm kiếm văn phòng là công việc 3 – 5 năm mới thực hiện một lần, khi tìm kiếm văn phòng khách hàng đương đầu với hai nhóm thử thách là: + Lượng thông tin khổng lồ phải tích lũy và xử lý về giá cả, diện tích văn phòng trống thích hợp , thông tin về các tòa nhà v.v. + Nhân sự thực hiện thiếu thời gian Vì vẫn phải chắn chắn rằng công việc hàng ngày, kinh nghiệm, kiến thức về thị trường văn phòng cho thuê không cập nhật. Với nơi bán dữ liệu thị trường toàn diện , nhân lực nhiều và chuyên sâu về văn phòng sẽ giúp cho khách hàng có được thông tin về các văn phòng thích hợp trong thời gian nhanh nhất. Công việc được tiến hành qua các bước: + Sàng lọc các tòa nhà thích hợp trong shop dữ liệu sẵn có; + Làm việc với chủ tòa nhà để cập nhật diện tích trống, giá cả và các thông tin quan trọng khác; + Tổng hợp và đề xuất các phương án phù hợp yêu cầu thuê. Bước 3 – hỗ trợ cẩn thận thực tế, bình chọn và lựa chọn văn phòng mục tiêu Bạn có nắm được những ưu điểm trừ của văn phòng mà công ty bạn đang thuê hay không? Đó là điều chắc chắn. Tương tự như vậy, nhân viên của Maison Real là những người nắm chắc ưu nhược điểm của từng tòa nhà văn phòng. Vì giúp đỡ khách hàng lưu ý tòa nhà văn phòng là công việc chúng tôi làm hàng ngày, đồng thời chúng tôi còn thu được rất nhiều ý kiến bình chọn về mỗi tòa nhà từ khách hàng cũ. Trong giai đoạn này youroffice hỗ trợ khách hàng thực hiện các công việc: + bố trí lịch chú ý tiết kiệm thời gian nhưng vẫn cam kết hiệu quả công việc; + gặp gỡ đúng người có thẩm quyền để làm việc; + cung ứng biểu mẫu để giúp khách hàng bình chọn được đầy đủ ưu nhược, điểm của từng tòa nhà; + Đưa ra các ý kiến đánh giá khách quan về ưu điểm trừ của từng tòa nhà, giúp cho khách hàng lựa chọn được tòa nhà thích hợp nhất. Bước 4 – Đàm phán, ký hòa hợp đồng thuê bình thường các chủ văn phòng đều có sẵn một mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng với các nguyên tắc được thiết kế bảo vệ quyền lợi của họ. Và họ thường rất bảo thủ trong việc thay đổi các quy định của hợp đồng. Vì vậy một phương án đàm phán được xác lập thông tin cụ thể và khả thi với sự trợ giúp của các đơn vị dịch vụ sẽ giúp cho khách hàng ký kết được một đợp thuê cam kết hài hòa quyền lợi giữa hai bên. đáng chú ý là với thông tin cập nhật về giá cả thị trường, cũng như ghi nhận về lịch sử giá thuê của mỗi tòa nhà văn phòng, đơn vị dịch vụ sẽ giúp đỡ để khách hàng có được mức giá có lí nhất. cho thuê văn phòng quận 3
