05 Sai Lầm Đắt Giá Trong Quản Lý Thiết Bị Trường Học Khiến Ngân Sách Bị “Đốt” Hàng Năm

Quản lý thiết bị trường học không chỉ là câu chuyện kiểm kê – đó là nền tảng bảo đảm chất lượng dạy và học, tối ưu nguồn lực và duy trì sự phát triển bền vững của nhà trường.

Trong thực tế, nhiều trường vẫn để thất thoát, lãng phí vì mắc phải những sai lầm quen thuộc trong quản lý. Đây không chỉ là vấn đề quy trình, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách, hiệu quả sử dụng và trách nhiệm của từng cá nhân.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn khám phá những sai lầm thường gặp để tránh, đồng thời gợi ý giải pháp giúp nhà trường nâng cao hiệu quả quản lý, minh bạch và dài hạn.


05 Sai lầm đắt giá trong quản lý tài sản trường học
Trong những năm gần đây, Chính phủ đã ban hành Đề án “Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong giáo dục và đào tạo giai đoạn 2022 – 2025, định hướng đến năm 2030” (Quyết định số 131/QĐ-TTg ngày 25/01/2022) với ba trụ cột chính: (1) Chuyển đổi số trong các hoạt động dạy học và kiểm tra đánh giá; (2) Chuyển đổi số trong quản trị cơ sở giáo dục và quản lý ngành giáo dục; (3) Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực số.

Tuy nhiên, trên thực tế, theo nhiều khảo sát nội ngành, vẫn còn không ít các trường đại học và hệ thống trường liên cấp vẫn bị thất thoát ngân sách mỗi năm do quản lý thiết bị theo phương thức thủ công hoặc bằng các phần mềm rời rạc, dẫn tới khó kiểm soát được vòng đời thiết bị. Điều này cho thấy quản lý thiết bị không còn là một hoạt động hành chính đơn thuần (lưu kho – cấp phát), mà đang trở thành một bài toán quản trị ngân sách dài hạn, đặc biệt trong bối cảnh quy mô thiết bị giảng dạy, phòng thực hành, thư viện, ký túc xá… ngày càng mở rộng.

Vậy đâu là những sai lầm phổ biến mà các trường học vẫn mắc phải trong việc quản lý thiết bị trường học?

❌ Sai lầm 01: Nghĩ rằng Excel vẫn đủ để quản lý thiết bị
Ở nhiều trường đại học và hệ thống trường liên cấp, Excel vẫn đang được xem như “công cụ truyền thống” để theo dõi tài sản thiết bị. Ban đầu, khi số lượng thiết bị còn ít, hình thức này có thể tạm đáp ứng. Nhưng khi số lượng thiết bị tăng lên hàng nghìn – thậm chí vài chục nghìn đơn vị, bảng tính nhanh chóng trở nên cồng kềnh, bị chia nhỏ theo từng khoa/phòng ban và không còn khả năng đồng bộ. Vậy hệ quả là:

- Có thiết bị đã có sẵn nhưng không được tìm thấy trong file tổng nên dẫn tới phải mua mới không cần thiết;

- Không biết tình trạng thực tế (đang sử dụng, hỏng, điều chuyển…) nên khó lập kế hoạch bảo trì hoặc thanh lý;

- Khi kiểm kê toàn trường phải tổng hợp thủ công từ nhiều file khác nhau gây mất thời gian.

Nói cách khác, Excel chỉ hỗ trợ lưu lại dữ liệu, nhưng không hề giúp quản trị vòng đời thiết bị - vốn là yếu tố then chốt trong quản lý tài sản hiện nay.

❌ Sai lầm 02: Không kiểm kê định kỳ và chỉ “kiểm tra khi có vấn đề”
Tại nhiều trường, hoạt động kiểm kê thiết bị thường chỉ diễn ra khi có yêu cầu từ cơ quan thanh tra hoặc sau khi xảy ra thất thoát. Nghĩa là thay vì được thực hiện thường xuyên và mang tính dự phòng, kiểm kê lại trở thành một hành động phản ứng – chỉ làm khi có vấn đề. Cách tiếp cận này dẫn đến hai hệ quả nguy hiểm:

- Thiết bị thất lạc nhưng phát hiện quá muộn: Trong quá trình sử dụng liên khoa, thiết bị có thể bị điều chuyển hoặc mất nhưng không ai ghi nhận. Đến khi cần dùng hoặc bị thanh tra mới phát hiện thì đã không còn dấu vết;

- Thiết bị hỏng vẫn “nằm trên sổ” như bình thường: Nhiều thiết bị xuống cấp nghiêm trọng nhưng không được ghi nhận kịp thời, khiến kế hoạch bảo trì hoặc mua mới không được lập đúng lúc. Điều này ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động giảng dạy – đặc biệt với các phòng thực hành và thí nghiệm.

Quan trọng hơn, việc không kiểm kê định kỳ khiến nhà trường không nắm được “sức khoẻ tổng thể” của tài sản, dẫn tới các quyết định ngân sách bị chậm hoặc sai lệch.

❌ Sai lầm 03: Không theo dõi bảo trì, dẫn đến “hỏng là bỏ”
Một trong những nguyên nhân khiến ngân sách “đội lên” mỗi năm chính là việc không có cơ chế theo dõi và nhắc nhở bảo trì thiết bị theo định kỳ. Nhiều trường chỉ tiến hành bảo dưỡng khi thiết bị đã xuất hiện lỗi hoặc không sử dụng được nữa. Khi không có lịch bảo trì tự động, hệ quả là:

- Các thiết bị quan trọng như máy chiếu, máy tính, thiết bị phòng thí nghiệm… bị sử dụng liên tục mà không được kiểm tra định kỳ, dẫn đến hư hỏng sớm;

- Những hư hại nhỏ, đáng lẽ chỉ cần sửa chữa đơn giản, lại bị bỏ qua rồi tích tụ thành hư hại lớn, khiến nhà trường buộc phải mua mới hoàn toàn;

- Đáng lo hơn là ngân sách không dự toán được chi phí phát sinh, khi thiết bị hỏng bất ngờ phải mua gấp, chi phí bị đội lên và vượt ngoài kế hoạch;

Nói cách khác, thiếu quy trình bảo trì định kỳ khiến nhà trường rơi vào “vòng lặp hỏng – mua mới”, vừa tốn kém, vừa gây gián đoạn trong quá trình dạy và học.


❌ Sai lầm 04: Thiếu minh bạch trong phân phối và sử dụng
Ở nhiều trường, thiết bị được cấp phát cho các Khoa, bộ môn hoặc Phòng Chức năng nhưng không gắn với một cá nhân hay cơ quan chịu trách nhiệm trực tiếp. Điều này tạo ra khoảng trống trong quản trị: ai cũng được quyền sử dụng nhưng không ai thực sự “chịu trách nhiệm” khi có vấn đề xảy ra. Điều này sẽ dẫn tới:

- Thiết bị bị sử dụng sai mục đích, không đúng công năng kỹ thuật;

- Thiết bị cho mượn qua các Khoa/Phòng khác nhưng không có hệ thống ghi chép;

- Khi xảy ra mất mát hoặc hư hỏng, không thể truy ngược lại đơn vị hay cá nhân sử dụng cuối cùng, dẫn đến việc “không ai chịu trách nhiệm”.

Về lâu dài, tình trạng này khiến nhà trường mất kiểm soát hoàn toàn lịch sử sử dụng, không biết thiết bị đang ở đâu, còn dùng được hay không – dẫn đến những khoản đầu tư mới hoàn toàn không cần thiết.

❌ Sai lầm 05: Quyết định đầu tư dựa trên cảm tính thay vì dữ liệu
Khi không có một hệ thống báo cáo tổng hợp về vòng đời thiết bị, mức độ sử dụng và chi phí bảo trì, các quyết định quan trọng như mua mới, điều chuyển hay thanh lý thường được đưa ra dựa trên cảm nhận hoặc ý kiến chủ quan của từng phòng ban. Chẳng hạn như:

- Phòng A cho rằng thiết bị đã “quá cũ”, nên đề xuất mua mới dù thực tế chỉ cần bảo trì là có thể sử dụng tiếp.

- Phòng B lại rơi vào tình trạng thiếu thiết bị trong thời gian dài vì không ai biết rằng một thiết bị ít dùng ở phòng khác hoàn toàn có thể điều chuyển sang.

Khi các quyết định được ra dựa trên cảm tính như vậy, việc phân bổ ngân sách rất dễ bị lệch trọng tâm: có nơi thừa, có nơi thiếu, trong khi tổng ngân sách thì vẫn bị sử dụng hết. Quan trọng hơn, việc thiếu số liệu tổng hợp khiến ban lãnh đạo không thể nắm bắt bức tranh toàn cảnh về tình trạng tài sản. Điều này dẫn đến việc: không dự báo được nhu cầu trang thiết bị trong từng giai đoạn, khó xác định ưu tiên đầu tư, và không có cơ sở dữ liệu để so sánh, phân tích xu hướng. Kết quả là các quyết định thường mang tính bị động, ngắn hạn, khiến kế hoạch đầu tư không theo kịp tốc độ phát triển thực tế của nhà trường.

Giải pháp: Quản lý thông minh để giữ vững tài chính
Từ những sai lầm phổ biến trên có thể thấy, vấn đề không nằm ở số lượng thiết bị quá lớn, mà nằm ở cách quản trị và phương thức vận hành đã lỗi thời. Vậy đâu là hướng đi đúng để tránh lãng phí ngân sách và đảm bảo thiết bị được sử dụng hiệu quả trong dài hạn?

Ứng dụng công nghệ để chuẩn hóa quy trình công tác quản lý cơ sở vật chất, thiết bị giáo dục theo từng giai đoạn
Trong thời đại chuyển đổi số, việc sử dụng phần mềm quản lý tài sản không còn là lựa chọn, mà đã trở thành xu hướng tất yếu đối với các trường đại học và hệ thống trường liên cấp. Thay vì kiểm kê thủ công, tổng hợp bảng tính thủ công giữa các khoa, nhà trường hoàn toàn có thể số hoá toàn bộ vòng đời thiết bị trên một nền tảng duy nhất.

Các giải pháp phần mềm Quản lý tài sản như SINNOVA-EAM cho phép:

- Số hóa tất cả thiết bị – từ tài sản lớn (tòa nhà, xe đưa đón học sinh…) đến thiết bị phòng học, phòng thí nghiệm…;

- Tự động hóa toàn bộ quy trình: cấp phát – khấu hao – điều chuyển – bảo trì – thanh lý – kiểm kê;

- Tra cứu tình trạng, lịch sử sửa chữa, hạn bảo hành theo thời gian thực và cung cấp báo cáo, dashboard để hỗ trợ trong việc đưa ra quyết định và tối ưu ngân sách;

- Tích hợp quét QR code, giúp kiểm kê nhanh hơn tới 70–80% so với phương pháp thủ công.

Với một hệ thống tập trung như vậy, các trường có thể chuẩn hóa quy trình, giảm sai sót, nâng cao năng suất quản trị và ngăn chặn hiệu quả tình trạng “thiết bị mất – ngân sách bị đốt”.

Ứng dụng công nghệ IoT vào quản lý thiết bị
IoT đang trở thành một công cụ hỗ trợ cực kỳ hiệu quả trong quản lý thiết bị trường học, đặc biệt với các thiết bị giá trị cao hoặc có tần suất sử dụng dày đặc như thiết bị phòng thí nghiệm, thư viện, studio…

Cách IoT hỗ trợ quản lý thiết bị:

- Giám sát trạng thái thiết bị theo thời gian thực: Các cảm biến IoT giúp ghi nhận và cảnh báo ngay khi thiết bị gặp sự cố hoặc có dấu hiệu bất thường;

- Theo dõi mức độ sử dụng: Nhà trường có thể biết chính xác thiết bị nào đang hoạt động, thiết bị nào đang bị bỏ không để từ đó tối ưu hoá việc phân bổ và điều chuyển;

- Tự động cảnh báo bảo trì: Hệ thống IoT có thể gửi nhắc nhở khi thiết bị đến hạn bảo trì hoặc sắp hết vòng đời sử dụng, giúp tránh các trường hợp hỏng đột ngột gây gián đoạn hoạt động.

Đào tạo, gắn trách nhiệm và nâng cao ý thức trong quản lý thiết bị
Quy trình có hiện đại đến đâu thì yếu tố con người vẫn đóng vai trò quyết định. Nhiều trường thất thoát hoặc hư hỏng thiết bị không phải vì thiếu hệ thống, mà vì người sử dụng chưa nhận thức rõ trách nhiệm và không chủ động báo cáo khi có vấn đề. Do đó, nhà trường cần triển khai một chương trình kết hợp giữa đào tạo và gắn trách nhiệm trực tiếp với từng đơn vị sử dụng.

- Tổ chức hướng dẫn sử dụng thiết bị đúng cách, đặc biệt là đối với các thiết bị công nghệ cao hoặc thiết bị phòng thí nghiệm;

- Ban hành quy định sử dụng thống nhất, áp dụng cho tất cả các khoa/bộ môn nhằm tránh việc sử dụng sai mục đích hoặc cho mượn tự phát;

- Huy động toàn bộ giáo viên và nhân viên hành chính tham gia kiểm kê định kỳ thay vì giao cho một nhóm nhỏ, qua đó tăng tính minh bạch và giúp từng đơn vị hiểu rõ tình trạng thiết bị mình đang quản lý;

- Tăng cường truyền thông nội bộ về ý thức bảo vệ tài sản chung, khuyến khích mọi người chủ động báo cáo khi thiết bị gặp sự cố để kịp thời xử lý.

Việc kết hợp đồng thời đào tạo – phân quyền – kiểm kê có sự tham gia của người sử dụng sẽ tạo ra một hệ thống quản trị thiết bị mang tính liên thông, tránh tình trạng mất thiết bị nhưng không ai biết, hỏng thiết bị nhưng không ai báo”.

Nếu bạn là một Trường Đại học hay Hệ thống trường liên cấp đang tìm kiếm một giải pháp quản lý tài sản toàn diện, có khả năng tự động theo dõi vòng đời và nhắc lịch bảo trì, hỗ trợ kiểm kê bằng QR/Barcode, phân quyền rõ ràng theo từng đơn vị sử dụng, đồng thời cung cấp báo cáo thời gian thực để đưa ra quyết định mua mới – điều chuyển – thanh lý chính xác, Hệ thống Quản lý Tài sản như SINNOVA-EAM là một lựa chọn đáng cân nhắc.