Những kinh nghiệm quan trọng khi làm việc với công ty gia công mỹ phẩm

Những kinh nghiệm quan trọng khi làm việc với công ty gia công mỹ phẩm
Hợp tác cùng đơn vị gia công là giải pháp được nhiều thương hiệu lựa chọn giúp chủ thương hiệu sớm hoàn thiện sản phẩm để kinh doanh. Tuy nhiên, nếu thiếu kinh nghiệm thực tế, công ty gia công mỹ phẩm bạn dễ đối mặt với những rủi ro liên quan đến công thức và bao bì.
Do đó, trước khi ký kết hoặc triển khai sản xuất, bạn nên chuẩn bị đầy đủ thông tin với nhà máy. Dưới đây là các điểm cần đặc biệt lưu ý giúp bạn làm việc hiệu quả hơn với đơn vị gia công mỹ phẩm.
Xác định rõ sản phẩm trước khi gia công
Trước khi trao đổi với đơn vị sản xuất, bạn nên có một bức tranh tương đối rõ ràng về sản phẩm thay vì chỉ dừng ở ý tưởng chung chung:
Xác định khách hàng mục tiêu: Sản phẩm phục vụ ai như người trẻ hoặc trung niên? Đặc điểm về độ tuổi, tình trạng da hoặc tóc nên được làm rõ ngay từ đầu.
Định vị sản phẩm: Xác định sản phẩm thuộc phân khúc phổ thông, trung cấp hay cao cấp. Việc xác định phân khúc sẽ ảnh hưởng đến nguyên liệu, bao bì và chiến lược giá của sản phẩm.
Yêu cầu về sản phẩm: Xác định loại mỹ phẩm cần gia công như serum và định hướng sử dụng như hỗ trợ làm sáng da.
Lợi thế khác biệt của sản phẩm: Làm rõ yếu tố khác biệt so với đối thủ, chẳng hạn như kết cấu mỏng nhẹ. Định hướng khác biệt càng cụ thể thì bộ phận R&D càng dễ nắm bắt yêu cầu.
Việc xác định rõ các yếu tố trên ngay từ đầu sẽ giúp nhà máy hiểu đúng bài toán, từ đó giảm số lần điều chỉnh mẫu.

Tính toán chi phí và sản lượng dự kiến
Ngân sách có ảnh hưởng trực tiếp đến quy mô sản xuất. Vì vậy, trước khi chốt sản phẩm, bạn nên dự trù ngân sách tương đối cụ thể.
Lập ngân sách tổng thể: Cần bóc tách ngân sách cho chi phí gia công cốt sản phẩm, vỏ hộp và bao bì, thiết kế, các thủ tục liên quan cùng ngân sách phát sinh nếu có.
Xác định số lượng dự kiến: Căn cứ vào kế hoạch bán hàng, mục tiêu kinh doanh và ngân sách đầu tư, từ đó đưa ra sản lượng dự kiến cho mỗi SKU.
Trao đổi về số lượng đặt hàng tối thiểu: Nên hỏi rõ nhà máy về MOQ (Minimum Order Quantity), tức số lượng tối thiểu mà nhà máy nhận sản xuất. Nếu mới bắt đầu kinh doanh, có thể chọn MOQ phù hợp với ngân sách để thử nghiệm thị trường trước khi mở rộng sản lượng.
Kiểm soát tiêu chuẩn công thức và nguyên liệu
Để hạn chế sai lệch so với yêu cầu ban đầu, việc xác định yêu cầu kỹ thuật là một bước rất quan trọng.
Bảng thành phần tiêu chuẩn: Yêu cầu nhà máy cung cấp bảng thành phần và những thành phần không phù hợp với định vị sản phẩm. Tùy công thức và quy định áp dụng, cần kiểm tra tính phù hợp trước khi sản xuất.
Kiểm tra xuất xứ nguyên liệu: Đề nghị đơn vị gia công các tài liệu kỹ thuật phù hợp như COA (Certificate of Analysis) và MSDS (Material Safety Data Sheet) đối với các nhóm nguyên liệu chính, nhằm đánh giá hồ sơ kỹ thuật và nguồn gốc nguyên liệu.
Tiêu chuẩn đặc biệt: Nếu thương hiệu theo đuổi định hướng mỹ phẩm sạch, hữu cơ hoặc thuần chay, cần trao đổi rõ với bộ phận R&D về tiêu chí nguyên liệu.
Đánh giá mẫu thử trước khi sản xuất chính thức
Test sample là cơ sở quan trọng giúp khách hàng đánh giá sản phẩm trước sản xuất hàng loạt. Vì vậy, không nên chuyển thẳng sang sản xuất đại trà khi chưa kiểm tra và thống nhất chất lượng.
Đánh giá cảm quan: Kiểm tra kỹ các yếu tố cảm quan của mẫu như cảm giác bết rít, đồng thời đánh giá khả năng làm dịu hoặc dưỡng ẩm theo mục tiêu sản phẩm.
Thử nghiệm trên nhiều người: Có thể cho một nhóm người dùng phù hợp trải nghiệm mẫu, chẳng hạn khoảng 5–10 người, trong ít nhất 1–2 tuần nếu điều kiện cho phép để ghi nhận phản hồi. Quá trình đánh giá nên được thực hiện có kiểm soát và không được xem là thay thế cho kiểm nghiệm chuyên môn.
Kiểm tra độ ổn định: Theo dõi sản phẩm thử nghiệm trong các điều kiện nhiệt độ theo yêu cầu, kiểm tra xem có xuất hiện đổi màu hay không trong thời gian theo dõi.
Giữ mẫu chuẩn (master sample): Sau khi mẫu được duyệt, nên ký xác nhận và lưu giữ mẫu chuẩn (master sample). Mẫu này có thể được sử dụng làm mốc tham chiếu khi kiểm tra chất lượng lô sản xuất, theo các điều khoản đã thống nhất trong hợp đồng.
Bóc tách toàn bộ chi phí trước khi ký hợp đồng
Báo giá minh bạch giúp hạn chế hiểu nhầm về chi phí. Vì vậy, trước khi chốt đơn hàng, nên đề nghị liệt kê cụ thể từng khoản chi phí có liên quan.
Đơn giá cốt sản phẩm (Bulk cost): Làm rõ cách tính giá theo lô sản xuất, tùy theo phương thức báo giá của nhà máy.
Chi phí bao bì: Bao gồm tuýp, vỏ hộp, nhãn dán, màng co nếu có.
Chi phí dịch vụ: Xác nhận các khoản như hoàn thiện sản phẩm, đã bao gồm trong đơn giá hay tính riêng.
Chi phí thử nghiệm & pháp lý: Xác định cụ thể phí kiểm nghiệm vi sinh và phí hỗ trợ thủ tục công bố, theo thỏa thuận giữa hai bên.
Thuế và phí giao hàng: Hỏi rõ báo giá đã bao gồm VAT hay chưa và phí giao hàng về kho được tính như thế nào.
Đọc kỹ hợp đồng gia công
Hợp đồng gia công là tài liệu có giá trị ràng buộc để bảo vệ quyền lợi các bên khi phát sinh vấn đề.
Trước khi ký, cần kiểm tra ít nhất các điều khoản sau:
Quy chuẩn chất lượng: Ghi cụ thể tiêu chí để xác định thành phẩm phù hợp, trong đó có thể sử dụng master sample làm mốc tham chiếu chất lượng theo thỏa thuận.
Tiến độ giao hàng (Lead time): Quy định rõ thời gian hoàn thành các mốc quan trọng từ duyệt công thức đến sản xuất và giao hàng. Nếu cần, nên quy định cơ chế xử lý vi phạm theo hợp đồng.
Quy định về sai số, lỗi và xử lý hàng: Ghi rõ trong hợp đồng mức sai số sản xuất, tiêu chí xác định sản phẩm không đạt và cách xử lý khi hàng hóa không đạt yêu cầu nếu nguyên nhân thuộc phạm vi trách nhiệm của nhà máy.
Làm rõ quyền sở hữu trí tuệ và bảo mật công thức
Thông tin R&D có thể là tài sản quan trọng của thương hiệu. Vì vậy, vấn đề quyền sở hữu nên được thống nhất cụ thể trong hợp đồng hoặc thỏa thuận riêng.
Ký thỏa thuận bảo mật (NDA): Đề nghị nhà máy ký NDA (Non-Disclosure Agreement) để hạn chế việc tiết lộ thông tin liên quan đến dữ liệu khách hàng, trong phạm vi được hai bên thống nhất.
Xác định quyền sở hữu công thức: Nếu khách hàng thuê phát triển công thức độc quyền, hợp đồng nên xác định cụ thể quyền sử dụng và quyền khai thác đối với công thức đó. Đồng thời, cần làm rõ việc nhà máy có được tái sử dụng, chuyển giao hoặc thương mại hóa công thức hay không nhằm hạn chế nguy cơ trùng lặp sản phẩm.