Toàn quốc NHỮNG LỢI ÍCH VÀ KHÓ KHĂN TRONG VIỆC SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

NHỮNG LỢI ÍCH VÀ KHÓ KHĂN TRONG VIỆC SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Hóa đơn điện tử là giải pháp hóa đơn hiệu quả đối với cả doanh nghiệp và cơ quan thuế trong thời đại công nghệ, đem lại những thay đổi lớn trong công tác quản lý và sử dụng hóa đơn. Để có thể sử dụng và quản lý hóa đơn hiệu quả hãy tìm hiểu về những thuận lợi và khó khăn của việc sử dụng hóa đơn điện tử nhé.
Thuận lợi và khó khăn khi sử dụng hóa đơn điện tử

​

1. Những thuận lợi trong việc sử dụng hóa đơn điện tử

• Đối với doanh nghiệp

* Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa thời gian và chi phí.
- Giảm 90% các quy trình phát hành, các tranh chấp liên quan đến hóa đơn, rút ngắn thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn
- Tiết kiệm 80% chi phí cho mỗi hóa đơn: Chi phí giấy in, mực in, chi phí chuyển hóa đơn cho khách hàng và đặc biệt là giảm chi phí lưu trữ hóa đơn.
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, chỉ trong vài cú nhấp chuột, người mua hàng sẽ nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào nếu có internet.

* Khả năng lưu trữ an toàn, bảo mật
Thay vì lưu trữ hóa đơn giấy trong kho lưu trữ dễ dẫn đến tình trạng thất lạc, hóa đơn bị hỏng,... việc sử dụng hóa đơn điện tử hạn chế hoàn toàn những rủi ro đó. Tất cả các nội dung thông tin hóa đơn đều được lưu trữ trên phần mềm hệ thống. Khi sử dụng hóa đơn điện tử của nhà cung cấp phần mềm thì hóa đơn lưu trên hệ thống lưu trữ đám mây của họ, do vậy dù hệ thống máy tính của doanh nghiệp có trục trặc vẫn hoàn toàn có thể khôi phục lại dữ liệu hoá đơn điện tử.
Việc bảo mật, an toàn thông tin cũng là một tiện ích của hóa đơn điện tử. Không phải ai cũng có thể xem và xuất hóa đơn Người sử dụng phải có tài khoản truy cập thì mới xem được hóa đơn và phải có chữ ký số để xuất một hóa đơn.

* Giảm thiểu các thủ tục hành chính
Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp có thể giao dịch trưc tiếp với cơ quan thuế qua cổng thông tin trực tuyến. Các hoạt động giao dịch diễn ra kịp thời, nhanh chóng.

* Nâng cao hiệu suất làm việc của kế toán
Phần mềm hóa đơn điện tử có kết nối với mọi phần mềm: Kế toán, Bán hàng và các phần mềm quản trị khác để lập và phát hành hóa đơn điện tử. Các quy trình, nghiệp vụ thủ tục được rút ngắn giúp nâng cao hiệu suất làm việc của kế toán.

* Không phải đăng ký mẫu hóa đơn điện tử, không phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn:
Doanh nghiệp không phải đăng ký mẫu hóa đơn điện tử, không phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế do phần mềm tạo hóa đơn điện tử cho phép tự xác định số lượng hóa đơn điện tử sử dụng.

• Đối với cơ quan thuế

​

Những thuận lợi trong việc sử dụng hóa đơn điện tử
- Giúp ngành Thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn;
- Thông tin hoá đơn được tạo lập sẽ được trực tiếp gửi về cơ sở dữ liệu của cơ quan Thuế nhằm hỗ trợ, phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh.
- Giúp cơ quan Hải quan tại các cửa khẩu, sân bay nhanh chóng có thông tin để thực hiện hoàn thuế.
- Phát hiện kịp thời những bất thường khi doanh nghiệp xuất hóa đơn (thông tin về hóa đơn của doanh nghiệp được tập trung tại cơ quan thuế một cách liên tục)
- Ngăn chặn kịp thời tình trạng trốn thuế, khắc phục tình trạng làm giả hóa đơn, tạo một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các doanh nghiệp, thúc đẩy thương mại điện tử phát triển.

2. Những khó khăn trong việc sử dụng hóa đơn điện tử
Bên cạnh những thuận lợi mà hóa đơn điện tử mang lại, còn tồn tại một vài khó khăn mà doanh nghiệp cần chú ý trong quá trình sử dụng.

• Khó khăn trong việc giải thích cho khách hàng

Trong nhận thức của đại bộ phận người dân, hóa đơn vẫn là chứng từ giấy, hóa đơn điện tử chưa được nhiều người biết đến và sử dụng nên khi mới áp dụng, các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc giải thích cho khách hàng hiểu thế nào là hóa đơn điện tử và tính pháp lý của hóa đơn này.

• Nhân sự cần hiểu và nắm rõ các quy định, nghiệp vụ về Hóa đơn điện tử

Khi chuyển từ Hóa đơn giấy sang Hóa đơn điện tử, chắc chắn Kế toán của Doanh nghiệp cần phải tìm hiểu và nắm rõ các quy định, hướng dẫn sử dụng Hóa đơn điện tử để không mắc phải những sai phạm. Nhiều kế toán đã quen với việc sử dụng Hóa đơn giấy và ngại thay đổi dù Hóa đơn điện tử đem lại lợi ích lớn và hỗ trợ đắc lực cho Kế toán.
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp gặp một vài vấn đề mà chưa biết cách xử lý, đặc biệt, đối với ngành nghề chuyên về vận chuyển. Khi vận chuyển hàng hóa phải có hóa đơn để trình cơ quan chức năng kiểm tra trên đường, như vậy khi dùng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chưa biết xuất trình hóa đơn như thế nào

• Nhận thức Doanh nghiệp ngại thay đổi và ứng dụng cái mới

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường chậm trong việc tiếp cận công nghệ và ngại thay đổi. Mặc dù đã nắm được những ưu điểm của hóa đơn điện tử nhưng nhiều doanh nghiệp do số lượng sử dụng không nhiều và số lượng hóa đơn giấy in còn rất nhiều trong kho nên vẫn còn đang “nghe ngóng” lộ trình chuyển đổi theo yêu cầu của cơ quan thuế.
Trên đây là những thuận lợi và khó khăn trong việc sử dụng hóa đơn điện tử. Các doanh nghiệp cần chú ý để sử dụng và quản lý hóa đơn được tốt hơn. Chúc các bạn thành công!